به گزارش اقتصادینو، افزایش نوسان قیمت‌ها، الزام ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان و نیاز مدیران به داده‌ی مالی دقیق و به‌روز باعث شده نقش نرم‌افزار حسابداری در کسب‌وکارها از ثبت ساده‌ی اسناد فراتر برود. فعالان اقتصادی می‌گویند وقتی هزینه‌ی تأمین، قیمت فروش و نرخ‌ها مدام تغییر می‌کند، تصمیم‌گیری بدون گزارش مالی قابل‌اتکا ریسک زیادی دارد.
در همین زمینه، شرکت قیاس مجموعه‌ای از نسخه‌ها و خدمات آموزشی را برای کسب‌وکارهای بازرگانی، تولیدی، خدماتی، پیمانکاری و فروشگاهی ارائه کرده است.
حسابداری؛ از ثبت سند تا تصمیم‌گیری
تا چند سال پیش، بسیاری از کسب‌وکارها حسابداری را فعالیتی مربوط به پایان دوره‌ی مالی می‌دانستند: فاکتورها ثبت می‌شد، تراز گرفته می‌شد و اظهارنامه تحویل داده می‌شد. اما الزام‌های جدید مالیاتی و فشار تورمی این نگاه را تغییر داده است.
مدیری که بهای تمام‌شده‌ی کالا یا خدمتش را دقیق نمی‌داند، قیمت‌گذاری را بر پایه‌ی حدس انجام می‌دهد. شرکتی که فاکتورهایش در سامانه مودیان رد می‌شود و علتش را نمی‌داند، زمان و اعتبار از دست می‌دهد. مدیری که گزارش به‌روز از وضعیت نقدینگی و حساب‌های دریافتنی ندارد، دیرتر متوجه مشکل می‌شود. به همین دلیل، انتخاب ابزار حسابداری مناسب امروز بخشی از مدیریت ریسک کسب‌وکار به حساب می‌آید.
یک نسخه برای همه کافی نیست
یکی از خطاهای رایج در انتخاب نرم‌افزار، فرض یکسان بودن نیاز همه‌ی کسب‌وکارهاست. یک شرکت بازرگانی که با موجودی کالا و خرید و فروش سروکار دارد، با یک شرکت خدماتی که پروژه و قرارداد مدیریت می‌کند، نیازهای متفاوتی دارد.
بر اساس اعلام قیاس، ماژول‌های این نرم‌افزار بر اساس نوع فعالیت طراحی شده و شامل بازرگانی، تولیدی، فروشگاهی، خدماتی، حقوق‌ودستمزد، خزانه‌داری و اموال است. مشتریان بسته به نیاز خود می‌توانند ماژول‌های مورد نظرشان را انتخاب کنند.
نسخه‌ی تحت وب با مجوز اختصاصی روی سرور خود مشتری نصب می‌شود و برای سازمان‌هایی که نیاز به اتصال به سایر سیستم‌ها دارند، گزینه‌ی مناسب‌تری است. نسخه‌های ابری تخصصی برای کسب‌وکارهای بازرگانی، خدماتی، تولیدی و پیمانکاری روی زیرساخت خود قیاس اجرا می‌شود و پیش از پرداخت، هفت روز دوره‌ی آزمایشی دارد.
راهکار ویژه‌ی شرکت‌های خدماتی
شرکت‌های خدماتی، از دفاتر مشاوره و آموزشگاه‌ها تا شرکت‌های فنی و خدمات‌دهنده، معمولاً با چند پروژه و قرارداد هم‌زمان کار می‌کنند و درآمدشان بر اساس صورتحساب شناسایی می‌شود. نسخه‌ی ابری و آنلاین خدماتی قیاس برای همین گروه از کسب‌وکارها عرضه شده است. این نسخه روی زیرساخت ابری اجرا می‌شود و کاربر بدون نیاز به نصب و نگهداری سرور می‌تواند از هر مکان به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشد.
خطاهای سامانه مودیان؛ دغدغه‌ی پرتکرار
یکی از چالش‌های اصلی فعالان اقتصادی از زمان اجباری شدن ارسال صورتحساب الکترونیکی، رد شدن فاکتورها در سامانه مودیان بوده است. بخش بزرگی از این خطاها ناشی از اشتباه‌های تکراری در ثبت اطلاعات است و با شناخت علت می‌توان از بروز دوباره‌ی آن‌ها پیشگیری کرد.
قیاس در همین زمینه، خطاهای پرتکرار ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان را همراه با علت و راه‌حل منتشر کرده است. خطاهای مربوط به اطلاعات هویتی خریدار، شناسه کالا و خدمت، نرخ مالیات، مبالغ و اعشار، شماره و تاریخ فاکتور و فاکتورهای ابطالی و برگشتی از جمله مواردی است که کاربران بیش از همه با آن‌ها روبه‌رو می‌شوند. آشنایی با این خطاها پیش از ارسال، به کاهش زمان اصلاح و جلوگیری از تأخیر در فرایند مالیاتی کمک می‌کند.
سابقه‌ی آموزشی
به‌گفته‌ی قیاس، سازمان پژوهش و برنامه‌ریزی آموزشی این نرم‌افزار را برای تدریس درس «کاربرد نرم‌افزار در حسابداری» در هنرستان‌های فنی‌وحرفه‌ای کشور برگزیده و بیش از ۲۴۹ هزار نفر از هنرجویان و مدرسان با آن کار کرده‌اند. این سابقه نشان می‌دهد نرم‌افزار در محیط آموزشی هم به کار رفته و بخشی از نسل جدید حسابداران با آن آشنا شده‌اند.
رویکرد؛ همراهی با مدیران مالی
قیاس خود را صرفاً تولیدکننده‌ی نرم‌افزار معرفی نمی‌کند و می‌گوید هدفش همراهی با مدیران مالی و مشاوران مالیاتی در مسیر رشد کسب‌وکار است. محتوای آموزشی این شرکت درباره‌ی خطاهای سامانه مودیان، قوانین مالیاتی و انتخاب نرم‌افزار متناسب با نوع فعالیت، در همین چارچوب منتشر می‌شود تا مدیران بتوانند در مراحل مختلف رشد، با اطلاعات بهتری تصمیم بگیرند.
چه نکاتی را پیش از انتخاب نرم‌افزار باید در نظر گرفت؟
کارشناسان حوزه‌ی مالی معمولاً چند معیار را برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری مهم می‌دانند. اول، تطابق ماژول‌ها با نوع کسب‌وکار است؛ نرم‌افزاری که برای فعالیت بازرگانی طراحی شده، الزاماً پاسخ‌گوی نیاز پروژه‌محورها نیست. دوم، نحوه‌ی اجرا است؛ نسخه‌ی ابری، تحت وب و ویندوز هر کدام مزایا و محدودیت‌های خود را دارند. سوم، امکان آزمایش پیش از خرید است. چهارم، پشتیبانی و آموزش پس از خرید است که در عمل تعیین می‌کند کاربر تا چه اندازه از امکانات نرم‌افزار بهره می‌برد. در نهایت، اتصال به سامانه مودیان و پشتیبانی از الزام‌های مالیاتی روز، امروز یکی از شروط اصلی هر نرم‌افزار حسابداری به شمار می‌آید.
علاقه‌مندان برای آشنایی با قیمت نسخه‌ها و ثبت درخواست دمو می‌توانند به وب‌سایت قیاس مراجعه کنند.
